Convention réglementée :
définition et procédure
Une convention réglementée est un accord conclu entre une société et l'un de ses dirigeants ou actionnaires, soumis à un contrôle et à une approbation spécifiques pour prévenir les conflits d'intérêts.
Convention réglementée : définition. Une convention réglementée est un contrat ou un accord passé entre une société et l'une des personnes qui lui sont liées — dirigeant, administrateur, associé important ou société du même groupe — qui, en raison du risque de conflit d'intérêts qu'il présente, est soumis à une procédure de contrôle particulière prévue par le Code de commerce. Concrètement, ce type de convention doit être autorisé et/ou approuvé selon des règles précises, afin de garantir que l'opération sert l'intérêt de la société et non celui d'une personne en position d'influence.
Le qualificatif « réglementée » s'oppose à deux autres catégories : les conventions libres (opérations courantes conclues à des conditions normales, qui échappent au contrôle) et les conventions interdites (purement et simplement prohibées par la loi). Comprendre où se situe une convention réglementée, qui doit l'autoriser et comment elle est approuvée en assemblée générale est essentiel pour sécuriser juridiquement les décisions de la société. Lorsque cette approbation passe par un vote en AG, notre solution de vote en ligne permet de soumettre la résolution dédiée à la convention réglementée de façon traçable et vérifiable, opposable par la preuve.
La procédure encadre les accords entre la société et ses dirigeants ou associés pour éviter qu'une personne ne s'avantage au détriment de l'entreprise.
Les conventions réglementées sont portées à la connaissance des associés ou actionnaires, qui se prononcent en toute information.
Une convention correctement autorisée et approuvée est protégée : son régime de nullité ou de responsabilité est clairement défini.
L'approbation se fait par résolution distincte en assemblée, le plus souvent sans que la personne intéressée ne participe au vote.
Un rapport présentant les conventions accompagne la décision et reste consultable, documentant chaque accord soumis au contrôle.
Définition d'une convention réglementée
Une convention réglementée est un accord conclu, directement ou par personne interposée, entre la société et l'un de ses dirigeants, administrateurs, membres du directoire ou du conseil de surveillance, ou encore l'un de ses actionnaires détenant une fraction importante des droits de vote. Sont également visées les conventions conclues avec une autre société dans laquelle l'un de ces dirigeants exerce des fonctions de direction. Le point commun de toutes ces situations : une même personne se retrouve, potentiellement, des deux côtés de l'accord.
Parce qu'elle présente un risque de conflit d'intérêts, cette convention n'est ni libre ni interdite : elle est « réglementée », c'est-à-dire soumise à une procédure de transparence et de validation. Le périmètre exact des personnes concernées et des opérations visées varie selon la forme juridique de la société (SA, SAS, SARL...), si bien qu'il convient toujours de se reporter aux statuts et aux dispositions du Code de commerce applicables.
- Accord entre la société et un dirigeant, administrateur ou associé influent
- Concerne aussi les conventions passées par personne interposée ou via un groupe
- Catégorie distincte des conventions libres et des conventions interdites
- Périmètre variable selon la forme juridique (SA, SAS, SARL, etc.)
À quoi sert la procédure de convention réglementée ?
Le rôle de la procédure est de protéger l'intérêt social et les associés minoritaires. En soumettant ces accords à un contrôle, la loi s'assure qu'un dirigeant ne puisse pas, par exemple, faire conclure à la société un contrat à des conditions qui l'avantageraient personnellement. La procédure repose sur trois temps : la déclaration de la convention par la personne intéressée, son autorisation préalable lorsque la forme juridique l'exige, puis son approbation par les associés ou actionnaires en assemblée générale.
Cette procédure de convention réglementée n'a pas pour effet d'empêcher l'accord : une convention parfaitement justifiée peut tout à fait être approuvée. Son but est d'imposer la transparence et de tracer la décision, afin que la responsabilité de chacun soit clairement établie en cas de litige ultérieur.
- Protéger l'intérêt de la société et des associés minoritaires
- Déclaration de la convention par la personne intéressée
- Autorisation préalable selon la forme juridique de la société
- Approbation par les associés ou actionnaires en assemblée générale
Convention réglementée et vote en assemblée générale
L'approbation des conventions réglementées est l'un des points qui figurent à l'ordre du jour de l'assemblée générale, généralement annuelle. Un rapport spécial (établi par le commissaire aux comptes lorsqu'il en existe un, ou par le dirigeant) présente les conventions concernées. Les associés ou actionnaires votent alors une résolution dédiée pour approuver — ou non — chaque convention. Règle importante : la personne intéressée ne prend en principe pas part au vote, et ses droits ne sont pas pris en compte pour le calcul de la majorité.
C'est précisément là qu'une plateforme de vote électronique apporte de la sécurité. Elle permet de créer une résolution distincte par convention, d'exclure automatiquement la personne intéressée du scrutin concerné, et de conserver une preuve horodatée du résultat. Avec notre solution de vote en ligne, l'approbation des conventions réglementées s'intègre naturellement à l'ordre du jour de votre AG, en présentiel comme à distance, avec un dépouillement automatique et un procès-verbal pré-rempli.
- Une résolution distincte par convention à l'ordre du jour
- Rapport spécial présentant chaque accord aux associés
- Exclusion de la personne intéressée du vote concerné
- Preuve horodatée du résultat et procès-verbal automatique
Exemple concret de convention réglementée
Imaginons une SAS qui souhaite louer un local appartenant à son président. Le président se trouve des deux côtés de l'opération : il représente la société locataire et il est le bailleur. Cette location n'est pas une opération courante conclue à des conditions normales : il s'agit d'une convention réglementée. Le président doit la déclarer, et la convention sera présentée aux associés, qui se prononceront sur son approbation lors de l'assemblée générale.
Autre illustration fréquente : un prêt consenti par un associé majoritaire à la société, ou une prestation de services facturée par une société dirigée par l'un des administrateurs. Dans tous ces cas, le réflexe est le même : identifier le conflit d'intérêts potentiel, déclarer la convention et la soumettre à la procédure d'approbation prévue par les statuts et le Code de commerce.
- Location d'un bien personnel du dirigeant à la société
- Prêt accordé par un associé majoritaire à l'entreprise
- Prestation facturée par une société dirigée par un administrateur
- Rémunération exceptionnelle accordée à un mandataire social
À ne pas confondre avec les conventions libres et interdites
La convention réglementée se distingue de deux notions voisines. La convention libre désigne une opération courante conclue à des conditions normales (par exemple, la vente d'un produit de la société à un dirigeant au prix public) : elle n'est soumise à aucune procédure particulière. La convention interdite, à l'inverse, est purement prohibée par la loi : c'est typiquement le cas d'un emprunt ou d'un découvert qu'une société consentirait à un dirigeant personne physique. Aucune autorisation ne peut la rendre valable.
Bien classer une convention est donc déterminant : une convention réglementée traitée comme libre risque une remise en cause, tandis qu'une convention interdite ne peut jamais être régularisée. En cas de doute sur la qualification, il est prudent de se rapprocher de son commissaire aux comptes ou d'un conseil juridique, car le régime applicable dépend de la forme juridique et des statuts de la société.
- Convention libre : opération courante à conditions normales, sans contrôle
- Convention réglementée : autorisée et/ou approuvée selon une procédure
- Convention interdite : prohibée par la loi, jamais régularisable
- En cas de doute, consulter un commissaire aux comptes ou un conseil
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une convention réglementée, en bref ?
C'est un accord conclu entre une société et l'un de ses dirigeants, administrateurs ou associés importants, qui présente un risque de conflit d'intérêts et doit, à ce titre, suivre une procédure de contrôle : déclaration, éventuelle autorisation préalable et approbation par les associés en assemblée générale.
Quelle est la différence entre convention réglementée, libre et interdite ?
Une convention libre est une opération courante conclue à des conditions normales, sans contrôle. Une convention réglementée présente un risque de conflit d'intérêts et suit une procédure d'autorisation et d'approbation. Une convention interdite est prohibée par la loi et ne peut jamais être régularisée.
Comment se déroule l'approbation des conventions réglementées ?
Les conventions sont présentées aux associés dans un rapport (souvent un rapport spécial du commissaire aux comptes). Une résolution dédiée est ensuite soumise au vote en assemblée générale, en principe sans que la personne intéressée n'y participe. Une plateforme de vote en ligne permet d'isoler chaque résolution et de tracer le résultat.
La personne intéressée peut-elle voter sur la convention qui la concerne ?
En principe non. La personne directement intéressée par la convention ne prend pas part au vote d'approbation la concernant, et ses droits de vote ne sont pas pris en compte pour le calcul de la majorité, afin de préserver l'impartialité de la décision. Les modalités exactes dépendent de la forme juridique et des statuts.
Que se passe-t-il si une convention réglementée n'est pas approuvée ?
La convention non approuvée produit en général ses effets, mais les conséquences préjudiciables pour la société peuvent être mises à la charge de la personne intéressée. Le défaut d'autorisation préalable, lorsqu'elle est requise, peut quant à lui exposer la convention à une éventuelle annulation. Le régime précis dépend de la forme juridique de la société.
Toutes les sociétés sont-elles concernées par les conventions réglementées ?
Le régime des conventions réglementées existe sous des formes différentes selon le type de société (SA, SAS, SARL, etc.). Le périmètre des personnes visées, l'exigence ou non d'une autorisation préalable et les modalités d'approbation varient. Il convient donc toujours de se reporter aux statuts et aux dispositions du Code de commerce applicables à votre structure.
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