Modèle de convocation
d'assemblée générale
Téléchargez un modèle de convocation d'assemblée générale prêt à l'emploi : toutes les mentions obligatoires, l'ordre du jour et la mise en page, à personnaliser selon votre forme juridique et vos statuts.
La convocation est l'acte qui ouvre toute assemblée générale : elle informe officiellement chaque membre de la date, du lieu et de l'ordre du jour, et conditionne la validité des décisions qui seront votées. Une convocation incomplète ou envoyée hors délai peut entraîner la nullité de l'AG. Notre modèle de convocation d'assemblée générale vous évite cet écueil en réunissant, dans un document structuré, l'ensemble des mentions attendues.
Ce modèle s'adresse aux associations, copropriétés, sociétés (SAS, SARL, SCI) et fédérations qui doivent convoquer leurs membres, copropriétaires ou actionnaires à une AG ordinaire ou extraordinaire. Disponible en convocation AG Word (modifiable) et au format PDF (prêt à imprimer), il fait office à la fois d'exemple de convocation AG à suivre et de lettre de convocation d'assemblée générale prête à compléter : il vous suffit de remplacer les champs entre crochets par vos informations. Chaque rubrique est commentée pour que vous sachiez quoi écrire et pourquoi.
Date, heure, lieu, ordre du jour, modalités de vote et de représentation : aucune rubrique essentielle n'est oubliée.
Un fichier .docx à compléter directement (et une version PDF), avec champs à personnaliser entre crochets et zones de texte commentées.
Variantes pour association, copropriété et société, AG ordinaire ou extraordinaire, à ajuster selon vos statuts.
Mise en page propre pour un envoi par e-mail, courrier simple ou lettre recommandée avec accusé de réception.
Le modèle indique où mentionner le délai de convocation pour vous aider à respecter le calendrier imposé par vos textes.
Qu'est-ce qu'un modèle de convocation d'assemblée générale et à quoi sert-il ?
La convocation d'assemblée générale est le document officiel par lequel l'organe compétent (président, gérant, conseil syndical, conseil d'administration…) invite les membres à se réunir pour délibérer. Elle fixe la date, l'heure et le lieu de la réunion, précise l'ordre du jour et rappelle les modalités de participation et de vote. Sans convocation régulière, les décisions adoptées peuvent être contestées, voire annulées.
Un modèle de convocation d'assemblée générale vous fait gagner du temps et sécurise la forme : plutôt que de rédiger le document de zéro, vous partez d'une trame éprouvée qui contient déjà la structure et les mentions attendues. Vous n'avez plus qu'à renseigner vos informations propres et à vérifier la cohérence avec vos statuts.
- Utile pour convoquer une AG ordinaire (AGO) ou extraordinaire (AGE)
- Adapté aux associations, copropriétés, SAS, SARL, SCI et fédérations
- Sert de base au courrier, à l'e-mail ou à la lettre recommandée
- Se conserve comme preuve de l'information régulière des membres
Les rubriques et mentions obligatoires du modèle de convocation
Pour être valable, une convocation doit permettre à chaque membre de savoir précisément quand, où et sur quoi il sera amené à voter. Notre modèle structure ces informations en rubriques claires, dans l'ordre où elles doivent apparaître. Les mentions exactes varient selon la forme juridique : reportez-vous toujours à vos statuts et aux textes qui vous sont applicables.
- L'identification de la structure (nom, adresse du siège, forme juridique)
- L'auteur de la convocation et l'organe qui en a le pouvoir
- La date, l'heure et le lieu précis de l'assemblée (ou les modalités de connexion à distance)
- La nature de l'assemblée : ordinaire ou extraordinaire
- L'ordre du jour détaillé, résolution par résolution
- Les modalités de vote et les conditions de quorum et de majorité
- Les règles de représentation et de procuration (pouvoir / mandataire)
- Les documents joints ou consultables avant l'AG
- La date d'envoi et la signature de l'auteur de la convocation
Comment remplir le modèle de convocation, étape par étape
Le modèle se complète de haut en bas. Commencez par l'en-tête : remplacez les champs entre crochets par le nom de votre organisation, l'adresse de son siège et, le cas échéant, son numéro d'immatriculation. Indiquez ensuite l'identité de la personne ou de l'organe qui convoque, puis la date, l'heure et le lieu de la réunion — ou les coordonnées de connexion si l'AG se tient à distance.
Rédigez l'ordre du jour de façon précise : chaque point soumis au vote doit être formulé sous forme de résolution claire, car un membre ne peut valablement voter que sur des questions inscrites à l'ordre du jour. Terminez par les modalités pratiques (vote, procuration, documents) et la date d'envoi. Relisez l'ensemble en le confrontant à vos statuts avant diffusion.
- Remplacez systématiquement tous les champs entre [crochets]
- Formulez chaque résolution de l'ordre du jour de manière explicite
- Vérifiez le délai d'envoi imposé par vos statuts ou textes applicables
- Choisissez le mode d'envoi adapté (e-mail, courrier, lettre recommandée)
- Conservez une preuve de l'envoi et de la date de la convocation
Les erreurs fréquentes à éviter dans une convocation d'AG
La plupart des contestations d'assemblée générale tiennent à des défauts de forme dans la convocation. La première erreur est le non-respect du délai : une convocation envoyée trop tard prive les membres du temps de préparation prévu et fragilise les décisions. La deuxième est un ordre du jour trop vague ou incomplet : on ne peut pas voter une résolution qui n'y figure pas clairement.
Veillez également à convoquer l'intégralité des membres habilités à voter, à respecter le mode d'envoi prévu par vos textes et à conserver la preuve de l'envoi. Enfin, n'oubliez pas les mentions propres à votre forme juridique : les attentes d'une copropriété, d'une association loi 1901 et d'une société commerciale ne sont pas identiques.
- Envoi hors délai ou sans preuve d'expédition
- Ordre du jour imprécis ou points manquants
- Oubli de membres habilités à être convoqués
- Modalités de vote et de procuration non précisées
- Mentions inadaptées à la forme juridique ou contraires aux statuts
Questions fréquentes
Le modèle de convocation d'assemblée générale est-il gratuit ?
Oui. Le modèle est téléchargeable gratuitement aux formats Word et PDF. Vous le complétez librement avec vos informations. Un pack plus complet (procuration, feuille d'émargement, procès-verbal) est également disponible pour couvrir l'ensemble de votre AG.
Le modèle convient-il à une association, une copropriété et une société ?
Oui. Le document propose une trame commune et des variantes selon votre structure. Comme les mentions et les délais diffèrent d'une forme juridique à l'autre, pensez à adapter le modèle à vos statuts et aux textes qui vous sont applicables.
Quelles mentions une convocation d'AG doit-elle obligatoirement contenir ?
Au minimum : l'identité de la structure, l'auteur de la convocation, la date, l'heure et le lieu, la nature de l'assemblée (ordinaire ou extraordinaire), l'ordre du jour détaillé, ainsi que les modalités de vote et de représentation. Le modèle réunit l'ensemble de ces rubriques.
Sous quel format puis-je télécharger le modèle ?
Le modèle est disponible en convocation AG Word (.docx) pour le modifier directement, et en PDF pour l'imprimer ou l'archiver. La version Word contient des champs à compléter entre crochets et des indications pour chaque rubrique. Vous pouvez l'utiliser comme exemple de convocation AG ou comme lettre de convocation d'assemblée générale à personnaliser.
Comment rédiger l'ordre du jour dans la convocation ?
Listez chaque point soumis au vote sous forme de résolution claire et distincte. Les membres ne peuvent valablement voter que sur les questions inscrites à l'ordre du jour : évitez les formulations vagues comme « questions diverses » pour les décisions importantes.
Dans quel délai faut-il envoyer la convocation ?
Le délai dépend de votre forme juridique et de vos statuts. Le modèle prévoit un emplacement pour le rappeler, mais c'est à vous de vérifier le délai applicable et de l'anticiper. Conservez toujours une preuve de la date d'envoi.
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