Modèle de convocation
d'AG pour association
Convoquez vos adhérents en toute sérénité avec un modèle de convocation d'AG conforme : toutes les mentions obligatoires, l'ordre du jour et les délais, prêts à personnaliser pour votre association loi 1901.
La convocation à l'assemblée générale est l'acte qui réunit officiellement les membres d'une association. Mal rédigée, oubliée ou envoyée hors délai, elle peut fragiliser les décisions votées et exposer l'association à une contestation. Notre modèle de convocation d'AG pour association vous fournit un document structuré, immédiatement personnalisable, qui reprend toutes les mentions attendues d'une convocation régulière.
Conçu pour les associations loi 1901, ce modèle convient aussi bien à l'assemblée générale ordinaire (approbation des comptes, rapport d'activité, renouvellement du bureau) qu'à l'assemblée générale extraordinaire (modification des statuts, dissolution). Vous le complétez en quelques minutes au format Word, puis l'envoyez par courrier ou par e-mail à vos adhérents, dans le respect de vos statuts.
Un document .docx prêt à compléter : il suffit de remplacer les champs entre crochets (nom de l'association, date, lieu, ordre du jour) et d'imprimer ou d'envoyer.
Date, heure, lieu, ordre du jour détaillé, type d'AG, modalités de vote et de procuration : rien n'est oublié pour une convocation régulière.
Pensé pour les associations loi 1901, avec des rappels sur les points à vérifier dans vos statuts (délais, quorum, majorités).
Une trame valable pour l'envoi postal comme pour la convocation par e-mail, avec un emplacement pour le pouvoir (procuration).
Un exemple de convocation déjà rempli vous montre le ton, le niveau de détail et la formulation attendus.
À quoi sert un modèle de convocation d'AG d'association ?
La convocation est le document par lequel le dirigeant (ou l'organe compétent selon vos statuts) informe officiellement les membres de la tenue d'une assemblée générale. Elle fixe la date, l'heure et le lieu de la réunion, et surtout l'ordre du jour : seules les questions inscrites à cet ordre du jour pourront, en principe, être valablement débattues et votées.
Utiliser un modèle évite les oublis les plus fréquents et garantit une présentation homogène d'une année sur l'autre. Il s'adresse aux présidents, secrétaires et trésoriers d'associations, aux bénévoles en charge de la vie statutaire, ainsi qu'à toute petite structure qui ne dispose pas d'un service juridique. Vous l'utilisez à chaque convocation : AG ordinaire annuelle, AG extraordinaire ou assemblée constitutive.
- Réunir officiellement les adhérents pour approuver les comptes ou modifier les statuts
- Informer chaque membre de l'ordre du jour avant le vote
- Respecter le formalisme prévu par vos statuts et votre règlement intérieur
- Conserver une preuve écrite de la convocation en cas de contestation
Les mentions obligatoires d'une convocation d'association
Il n'existe pas, pour les associations loi 1901, de liste de mentions imposée par la loi : ce sont vos statuts (et, le cas échéant, votre règlement intérieur) qui fixent le contenu et la forme de la convocation. À défaut de précision, l'usage et la jurisprudence retiennent un socle de mentions sans lesquelles la convocation serait jugée irrégulière. Notre modèle reprend ce socle pour sécuriser votre démarche.
- Le nom complet et l'adresse du siège de l'association
- Le type d'assemblée : ordinaire, extraordinaire ou constitutive
- La date, l'heure et le lieu précis de la réunion (ou les modalités de connexion à distance)
- L'ordre du jour détaillé, point par point
- L'identité de l'auteur de la convocation (président, bureau, conseil d'administration)
- Les modalités de vote et de représentation (pouvoir / procuration)
- Le rappel des conditions de quorum et de majorité prévues par les statuts
Comment remplir le modèle et bien convoquer
Le modèle est conçu pour être rempli sans connaissance juridique particulière : chaque information à personnaliser apparaît entre crochets. Commencez par renseigner l'en-tête (nom, siège), puis le type d'AG, la date, l'heure et le lieu. Rédigez ensuite l'ordre du jour de manière précise — un point flou ou trop général peut être contesté.
Vérifiez impérativement vos statuts avant l'envoi : ils précisent le délai de convocation (souvent 15 jours avant l'AG), le mode d'envoi accepté (courrier, e-mail) et les règles de quorum. Datez et signez la convocation, joignez le formulaire de pouvoir, et conservez une copie ainsi que la preuve d'envoi.
- Respectez le délai de convocation fixé par vos statuts (à défaut, prévoyez un délai raisonnable)
- Joignez le formulaire de procuration et, si besoin, les documents soumis au vote
- Vérifiez la liste des membres à jour de cotisation, seuls habilités à voter selon vos statuts
- Conservez la preuve d'envoi (accusé de réception, journal d'e-mails)
Les erreurs fréquentes à éviter
La plupart des contestations d'assemblée générale d'association trouvent leur origine dans une convocation défaillante. Les éviter ne demande qu'un peu de rigueur, que notre modèle facilite grâce à ses rappels intégrés.
- Envoyer la convocation hors délai par rapport aux statuts
- Oublier ou rédiger un ordre du jour trop vague (« questions diverses » sans détail)
- Ne pas mentionner les modalités de pouvoir et de quorum
- Convoquer par un canal non prévu par les statuts (e-mail au lieu du courrier exigé)
- Voter une décision absente de l'ordre du jour annoncé
Questions fréquentes
Le modèle de convocation d'AG association est-il gratuit ?
Oui. Vous téléchargez gratuitement le modèle de convocation au format Word, prêt à personnaliser. Un pack complémentaire (feuille d'émargement, formulaire de pouvoir, modèle de PV) est également disponible pour gérer toute votre assemblée.
Le modèle convient-il à une association loi 1901 ?
Oui, il a été pensé pour les associations loi 1901, qu'il s'agisse d'une AG ordinaire, extraordinaire ou constitutive. Comme la loi 1901 renvoie largement aux statuts, le modèle inclut des rappels pour vérifier vos propres règles (délais, quorum, majorités).
Quelles mentions doivent figurer sur la convocation ?
Au minimum : le nom et le siège de l'association, le type d'AG, la date, l'heure et le lieu, l'ordre du jour détaillé, l'auteur de la convocation, ainsi que les modalités de vote, de pouvoir et de quorum. Vos statuts peuvent en exiger d'autres : reportez-vous-y avant l'envoi.
Quel est le délai pour convoquer une assemblée générale ?
Pour une association loi 1901, le délai n'est pas fixé par la loi mais par vos statuts ; il est très souvent de 15 jours avant la date de l'AG. En l'absence de précision statutaire, prévoyez un délai raisonnable permettant à chaque membre d'organiser sa présence ou son pouvoir.
Peut-on convoquer les adhérents par e-mail ?
Oui, si vos statuts ou votre règlement intérieur autorisent la convocation électronique. À défaut de mention, mieux vaut respecter le mode d'envoi expressément prévu (souvent le courrier) pour éviter toute contestation, et conserver une preuve d'envoi.
Que risque l'association si la convocation est irrégulière ?
Une convocation hors délai, incomplète ou envoyée par un canal non prévu peut entraîner la nullité des décisions votées si un membre la conteste. D'où l'intérêt d'un modèle complet et d'un envoi soigné, avec conservation de la preuve.
Téléchargez votre modèle de convocation d'AG d'association
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