Modèle de convocation
d'AG de copropriété
Convoquez vos copropriétaires en toute sécurité avec un modèle de convocation conforme : mentions obligatoires, ordre du jour structuré, délai légal et annexes. Personnalisable et téléchargeable gratuitement.
La convocation est l'acte qui ouvre votre assemblée générale : c'est elle qui informe chaque copropriétaire de la date, du lieu et des questions soumises au vote. Un modèle de convocation d'AG de copropriété vous évite d'oublier une mention obligatoire et sécurise juridiquement votre assemblée, car une convocation à l'assemblée générale de copropriété irrégulière peut entraîner la contestation, voire l'annulation, des décisions prises.
Notre modèle reprend la structure attendue d'une convocation de copropriété : en-tête du syndic, identification de l'immeuble, date, heure et lieu de la réunion, ordre du jour détaillé résolution par résolution, modalités de vote et de représentation, et liste des annexes à joindre. Il est conçu pour s'adapter aux copropriétés en syndic professionnel comme en syndic bénévole, sous réserve de l'adapter à votre règlement de copropriété et aux textes en vigueur.
Un modèle complet aux formats Word et PDF, avec les champs à compléter (dates, lieu, résolutions) clairement repérés. Plus aucune mention à inventer.
Date, heure, lieu, ordre du jour, modalités de vote, conditions de majorité et délai de convocation : toutes les rubriques attendues sont déjà en place.
Un cadre de résolutions numérotées, avec rappel de la majorité applicable à chaque question (article 24, 25, 26, etc.) à adapter à votre situation.
Lettre recommandée, recommandé électronique ou remise contre émargement : le modèle rappelle les voies de notification et le délai à respecter.
Quelques minutes suffisent pour personnaliser le document et le diffuser à l'ensemble des copropriétaires, sans repartir d'une page blanche.
À quoi sert un modèle de convocation d'AG de copropriété ?
La convocation à l'assemblée générale est obligatoire pour toute copropriété : sans convocation régulière, l'assemblée ne peut pas valablement délibérer. Le modèle de convocation sert de trame : il garantit que le document remis à chaque copropriétaire contient bien l'ensemble des informations exigées et qu'aucune question ne sera mise au vote sans avoir été inscrite à l'ordre du jour.
Ce modèle s'adresse au syndic — qu'il soit professionnel ou bénévole — chargé de convoquer l'assemblée annuelle, mais aussi au conseil syndical ou aux copropriétaires qui demandent la tenue d'une assemblée. Il s'utilise pour l'AG ordinaire annuelle (approbation des comptes, budget prévisionnel, élection du conseil syndical) comme pour une AG extraordinaire (travaux importants, modification du règlement, changement de syndic).
- Sécuriser juridiquement l'ouverture de l'assemblée
- S'assurer qu'aucune mention obligatoire n'est oubliée
- Donner à chaque copropriétaire une information claire et complète
- Disposer d'une trame réutilisable d'une année sur l'autre
Les mentions obligatoires de la convocation
Pour être valable, la convocation doit comporter un socle de mentions sans lesquelles l'assemblée encourt une irrégularité. Notre modèle réserve un emplacement pour chacune d'elles afin que vous n'ayez plus qu'à compléter les informations propres à votre copropriété et à votre exercice.
- L'identité du syndic et la désignation de la copropriété (adresse de l'immeuble)
- La date, l'heure et le lieu précis de l'assemblée générale
- L'ordre du jour, question par question, sans formulation ambiguë
- Les conditions de majorité applicables à chaque résolution
- Les modalités de consultation des pièces justificatives
- Les modalités de vote, de représentation (pouvoirs) et de vote par correspondance
- Le rappel du délai et du mode de notification de la convocation
Construire l'ordre du jour et joindre les annexes
L'ordre du jour est le cœur de la convocation : seules les questions qui y figurent peuvent être votées. Chaque point doit être rédigé comme une résolution distincte et précise, en indiquant la majorité requise. Le modèle propose un découpage clair (approbation des comptes, quitus, budget prévisionnel, travaux, contrats, élection du conseil syndical, questions diverses limitées aux points sans vote).
À la convocation doivent être annexés les documents permettant aux copropriétaires de voter en connaissance de cause. Le modèle liste les pièces à joindre afin que vous n'en oubliiez aucune au moment de l'envoi.
- Annexes comptables : comptes de l'exercice, budget prévisionnel, état des dettes et créances
- Devis ou contrats pour les travaux et prestations soumis au vote
- Projet de contrat de syndic en cas de désignation ou renouvellement
- Formulaire de pouvoir et formulaire de vote par correspondance
- Toute pièce justificative utile aux décisions inscrites à l'ordre du jour
Comment remplir le modèle et éviter les erreurs fréquentes
Le remplissage du modèle se fait en quelques étapes : compléter l'en-tête (syndic et immeuble), fixer la date, l'heure et le lieu, rédiger l'ordre du jour résolution par résolution, préciser la majorité de chaque question, puis joindre les annexes correspondantes. Une fois personnalisé, le document est notifié à chaque copropriétaire selon les voies admises.
Plusieurs erreurs reviennent régulièrement et peuvent fragiliser l'assemblée. Les éviter est l'objet même d'un modèle bien construit : il vous guide sur les points sensibles, mais ne remplace pas la vérification de votre règlement de copropriété et des textes applicables à votre situation.
- Ne pas respecter le délai de convocation prévu par les textes (en principe 21 jours avant l'AG)
- Rédiger des questions trop vagues qui ne permettent pas un vote clair
- Soumettre au vote une question absente de l'ordre du jour
- Indiquer une majorité erronée pour une résolution
- Oublier de joindre une annexe (devis, comptes, projet de contrat)
- Choisir un mode de notification non admis ou ne pas conserver de preuve d'envoi
Questions fréquentes
Le modèle de convocation est-il vraiment gratuit ?
Oui. Le modèle de convocation d'AG de copropriété est téléchargeable gratuitement aux formats Word et PDF. Vous pouvez le personnaliser librement avec les informations de votre copropriété, puis le réutiliser pour vos prochaines assemblées.
Quel délai faut-il respecter pour convoquer l'assemblée ?
En copropriété, la convocation doit en principe être notifiée au moins 21 jours avant la date de l'assemblée, sauf délai plus long prévu par le règlement de copropriété. Vérifiez toujours le délai applicable à votre situation avant l'envoi, car un délai non respecté peut entraîner la contestation des décisions.
Quelles mentions obligatoires doit contenir la convocation ?
La convocation doit indiquer l'identité du syndic, la désignation de l'immeuble, la date, l'heure et le lieu de l'assemblée, l'ordre du jour question par question, les conditions de majorité, les modalités de vote et de représentation, ainsi que les annexes jointes. Notre modèle réserve un emplacement pour chacune de ces mentions.
Comment doit être envoyée la convocation aux copropriétaires ?
La convocation se notifie par lettre recommandée avec accusé de réception, par recommandé électronique avec l'accord du copropriétaire, ou par remise contre émargement ou récépissé. Conservez systématiquement une preuve d'envoi et de réception : elle est essentielle en cas de contestation.
Puis-je ajouter une question à l'ordre du jour après l'envoi ?
Non. Seules les questions inscrites à l'ordre du jour figurant dans la convocation peuvent être mises au vote. Une question ajoutée en séance ne peut donner lieu à une décision valable. Les copropriétaires peuvent toutefois demander l'inscription de points avant l'envoi, dans les conditions prévues par les textes.
Le modèle convient-il à un syndic bénévole comme professionnel ?
Oui. Le modèle est adapté aussi bien au syndic professionnel qu'au syndic bénévole. Dans tous les cas, il convient de l'adapter à votre règlement de copropriété et aux textes en vigueur, car les mentions et majorités peuvent varier selon les décisions inscrites à l'ordre du jour.
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